三一精进管理 降低管理费用4亿元

时间:2013-07-16 00:00:00作者:三一

    降低管理费用约4亿元,这是2012年以来,三一集团管理费用控制团队交出的成绩单。
  2012年初,为进一步深化费用管理改革,三一集团成立了以集团董事、首席财务官段大为任组长的管理费用控制团队,下设行政、IT、人力资源、财务4个管控小组,分别推进各项费用管控工作。
  2012年,三一集团全年降低管理费用1亿元。在过去一年的努力探索和经验基础上,成本管控融入集团每一项管理工作当中,成本意识深入人心。初步统计,今年上半年,集团管理费用降低约3亿元。
  “降低管理成本,不是一味节省,而是我们提升管理能力的一个重要契机。”段大为告诉记者,“费用控制小组最重要的工作,是督促各部门完善工作流程,减少不必要的浪费,通过提升管理服务水平来降低费用。”
  对于纷芜繁杂的管理费用,管控小组主要从三个方面入手,逐一清理。
  首先是整合资源。针对全集团共有的消费项目,管控小组对其进行充分的整合,形成议价优势。如机票订购、酒店入住、车辆购买、广域网租赁等,通过集团与各商家谈判,签订了一系列优惠协议,大幅降低了公司所需支付的费用。
  另一方面,优化流程。通过建立标准,并加大对集团流程的优化和把控,消除不必要的浪费。如此一来,纸笔、硒鼓等办公费用降低,一次性花卉、条幅气球的使用减少,电话、电脑等低耗品得到充分利用。看似不经意的点滴节约汇成了一笔可观的费用。
  另外,充分利用信息化。互联网技术已充分渗透进三一的运营管理,视频会议、远程在线培训、在线招聘等系统应用成熟,成为了三一现代化办公的基本配备。这不仅带来了办公效率的提升,还节省了大量的人力、物力成本。
  然而,这仅是三一迈出去的第一步,与国际标杆相比,差距仍然存在,三一的成本管控工作仍需常抓不懈。


  ■招式一:无纸化办公 降低文印费用约500万元
  马上要进行月度汇报了,精益质量部副部长胡铁军不再像以前那样手忙脚乱地打印资料,他按照出席人数准备了会议专用的ipad,将资料导入,会前准备就做好了。
  “以前,打印会议资料是最头疼的,我们要专门安排两个人,花费两三个小时打印。有时打印机罢工,有时资料紧急修改,又要重新打印一次,那真是急得一头汗。纸张也浪费惊人,我们几乎每月要用掉10包纸。”胡铁军告诉记者,“后来,集团采购了会议专用ipad,部门明文规定,不准打印,开会一律用投影加ipad。高端,环保,我们也省了很大的力气。”
  “会议耗纸巨大,而且很多会议资料只用一次,完全可以用ipad替代。”无纸化办公项目主管陈昌根告诉记者。三一采购了110台会议专用ipad,并将集团119个会议室的投影系统维护更新,确保可以正常使用。“公司领导对我们这项工作给予了大力支持,如今,公司董事们主持的会议,已经很少见到纸质资料。”
  各种流程规定下耗费的纸张数量也是相当可观。“在生产高峰期,我们一天大约要打印一包纸。”泵送制造部数据员梁婷告诉记者,以前,所有来司的货车都要打印一份四联的物流指向单。而项目组发现,公司的采购送货单已经集成了“物流指向”功能,物流指向单上的仓库号、质检合格数量等信息均能在送货单上集中体现。于是,通过理顺流程,三一取消了物流指向单打印,并在全集团内推广。“如今,我们部门已经不需要打印啦。收货流程也比以前顺畅,减少了一些不必要的环节。”梁婷说。
  员工日常打印的浪费也在逐渐被纠正。“为了培养员工节约用纸的习惯,我们每月发布日常打印考核通报,对员工的打印浪费现象进行通报。并利用多种手段,宣贯节约用纸的理念。”无纸化项目组成员李曦告诉记者。
  与2011年同期相比,2012年1-10月份,三一各大产业园文印费用共降低约500万元。


  ■招式二:信息化运用 节约费用2000多万元
  “以前,三一视频会议的档期非常满,一般要提前几天申请才能安排过来。”网络工程师刘灿告诉记者。自从增加了一台可容纳30方同时视频的会议管理服务器(MCU)后,在三一开视频会议终于不用再等待了。
  此外,三一还新建了10个视频会议室,完成了14家一级代理商视频系统的建设;并利用WebEx互联网视频线路,搭建了海外与国内视频会议系统,将全集团的视频会议资源全部连接贯通起来,早餐会、远程面试、视频会议等运行流畅。
  2012年1-10月,三一共召开各类视频会议2700余场,有效节约差旅费2000多万元 ,提高了集团运营调度效率。
  另外,三一启用远程招聘系统,实现了视频、语音与电子简历实时查看的远程面试功能。根据新修订的《招聘管理制度》,除最终的总经理见面会外,外地面试均采用远程面试。为更好地推广这套系统,三一共为人力资源部以及总裁助理以上领导安装了远程视频面试系统235套。2012年,这套系统为三一节约招聘费约80万元,也避免了应聘者的来回奔波。
  与此同时,为有效避免各单位重复培训,在线学习系统在三一被充分利用起来。集团各类培训课程都被录制成视频,上传至在线学习系统,人力资源部还会上传一些受欢迎的管理公开课资源。目前,在线学习系统内共有几百段视频。
  如今,每天大约有1000人在线学习,排名第一的播放视频为兰迪•波许的《时间管理》演讲,点击播放人数达到了6157人次。
 

  ■招式三:细节处创新 节约接待费用约300万元
  细心的员工会注意到,公司的重大接待没有再使用条幅和红气球。“公司的接待任务多,红条幅看起来不贵,但累计起来也是一笔可观的费用。而且,这种接待方式太富中国特色,我们便用电子欢迎屏代替了条幅。”接待部部长赵冠群告诉记者。
  同时,在酒店入住方面,三一签订了新的酒店餐饮协议单位,并争取续签更优惠的酒店餐饮单位,目前,三一协议餐饮酒店已达到国内271家,国外74家。
  今年3月,三一招待所在新员工小区开业,共有40间客房。“三一招待所主要招待外地来司培训人员,以前,他们入住在星沙周边酒店,如今,三一无需支出这笔费用。”招待所工作人员告诉记者。
  2012年1-10月,三一节省日常接待、会议费约300万元。
 

  ■招式四:提高利用率 节约物业费用2000多万元
  “如今,我们已经淘汰了一次性的草本花卉,而用能多次使用的木本花卉取代。”物业部景观工程师程基超告诉记者。通过完善绿化标准定额,用木本花卉取代草本花卉,充分利用大型接待活动使用的花卉,减少零星购买等,三一绿化费有了较大幅度的降低。
  同时,对空调、电梯、锅炉等耗电大户,三一也加强了设备的日常检查和维护,修旧利废。对电话、电脑等低耗品进行清理和修复,重新利用,并通过内部调配,充分提高其利用率。
  此外,财务总部还联合行政本部,对上、沈、京、昆、宁乡各大产业园外租房空置率进行清理,提高员工小区的入住率,截止目前,全集团外租房空置率均控制在20%以内。
  2012年1-10月,全集团修理费、绿化费、租赁费等物业费用共节约2000多万元。
 

  ■招式五:标准定额 节约车辆油耗与维修费1000多万元
  清晨,数十辆三一大巴陆续从长沙产业园西门岗出发,前往各地迎接三一员工上班。在大巴背后,有几辆小车悄悄地跟随。
     这是今年初,泵送行政部车队最新推出的巡检制度,每天,都会有4名管理人员随机选取班车线路,跟在车后监督,此制度推出后,驾驶员开车违章、超速现象大为降低。今年上半年,车队没有发生一起交通事故,车辆维修费、交强险费用也相应下降。
  “作为服务部门,我们通过管理能力的提升,在保证服务质量的前提下,实现了降成本工作的实质进展。”车队队长熊俊告诉记者。
  车队主要有三大费用,即油耗、维修、保险费用。为降低油耗,车队通过标准行驶试验,从厂家油耗参数、使用年限、季节、车辆大修等多个维度调整油耗系数,明确了全集团里程计发标准。对于低于油耗标准的驾驶员,车队给与提成奖励。
  同时,为优化班车路线,减少员工上下班车的行车燃油损耗,每位班车司机都会统计当趟班车的乘坐人数,并向班长汇报。如果人数过多,就适当增开班车,如果人数过少,则会取消该时段的班车。目前,长沙产业园共有7条通勤车路线,6条市内班车路线。其中,三一街区、松雅小区、大润发等班车路线都是根据员工居住情况的变动而新开通的。
  通过一系列行之有效的措施,2012年1-10月,全集团车辆油耗与修理费节约1000万元,商业保险费用节约超过300万元。
  此外,车队还利用较强的议价优势,为三一员工提供从驾考、购车到修理、洗车等的一条龙服务。“目前,已经有1000多名员工通过我们合作的驾校取得了驾驶证,平均花费比市场价低600元左右。”熊俊告诉记者。
  车队还组织了多期车辆团购活动。由于团购价格比市场价有相当幅度的让利,如今,车辆团购已经形成了良好口碑,许多员工都在团购会上买到了心仪的车辆。
 

  ■记者手记:打造节约型企业 三一还大有可为
  三一的欧美同仁对于电子文档的情有独钟和对纸张的珍惜曾令记者十分感慨。与之相比,尽管经过一轮无纸化办公的洗礼,三一对纸张的浪费还是十分惊人的。2012年,仅长沙产业园就用掉17000包、共870万张打印纸,这些纸平铺起来,可以覆盖55万平米土地。
  在三一,随手打印、开会打印、流程强制打印纸张的现象仍部分存在。而浪费纸张,并不仅仅是毁坏森林,造纸厂排入河流的污水已成为威胁我们饮用水安全的重要源头。
  因此,节约纸张,节省水电,降低油耗,等等,打造节约型企业,不仅仅是省钱,更是企业承担社会责任,实现经济健康增长的一种方式。
  在市场回归理性的年代,三一有更多时间修炼自己。2013年,通过整合资源、优化流程、引入互联网等先进管理工具来提升管理质量、降低成本的工作仍在持续深入推进。
  作为企业公民,三一员工也应该在这一潮流中承担起自己的责任,既享受高质量的办公资源与员工福利,又要从自己做起,减少打印,随手关灯,支持企业的各项管理改进措施,节约企业与社会资源。(周淑芬)